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中建字第[2017]

办公自动化应用管理说明

一、办公自动化管理概念及运用

办公自动化（Office Automation）,简称0A是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式，凡是釆用各种新技 术、新机器（设备）等从事办公业务都属于办公自动化的领域。现在一些大型、中型企业中，大多把办公自动化叫做电子政务，在企业单 位都叫0A,即办公自动化。通过办公室自动化，或者说数字化办公, 以优化现有的管理组织结构，调整管理机制，提高效率，增加办公协 同能力，强化决策的一致性，实现提高决策效能。

计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，0A办公系 统登录界面展示作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时 代扮了重要的角色。在目前企业单位、大型甚至部分中小型企业日常 工作中，是釆用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计 算机为中心，釆用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、 全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使内部人员方便 快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。实现 办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

二、办公自动化管理服务对象

办公自动化管理服务对象可根据保密程度、技术实现方案等因素分为 四类：

（1）对政务工作信息的管理。企业的政务工作是主体业务工作，最 终表现形式一般都是各类文电信息、行业信息和各类资料信息，对政务工作信息的管理主要是该类信息处理的全过程管理。其主要特 点：一是对单位内的主要业务及相关工作流程的管理；二是各单位内的涉密信息都在此范围内；三是一般都是公务人员职责范围内的工作; 四是一般都在单位内部局域网中实现；五是其操作一般属于企业全体业务人员共同的行为。

（2）对公共信息的管理。如单位内部的各方面工作的日常事务性信息，允许通过因特网向社会公众开放的信息和与接收公众反馈信息的 管理等。这一部分与第一部分信息有交叉的关系，其中有一部分信息是第一类信息的延伸。

其主要特点：

1、这部分信息基本属于本单位主体业务信息范围；

2、这部分信息一般不涉密；

3、处理这部分信息的计算机系统应与处理第一类信息的计算机系 统分网或分数据库进行管理。但在具体操作时，应注意解决好与第一 类信息在技术与安全保密的衔接问题。

（3）行业信息和专业信息管理。

其主要特点：

1、利用计算机远程通讯技术；

2、此类信息中既有涉密信息也有非涉密信息；

3、即可能使用广域网，也可能使用专线网：

4、相关操作一般都是少数人的行为。处理涉密信息时必须使用经国 家批准使用的数据加密技术，

5、本单位主管的、特有的信息，这一部分与第一部分有从属的关系， 同样需做好与第一类信息的技术与安全保密的衔接问题。

（4）对企业行政事务工作信息的管理。主要指对固定资产、财务、 保卫、人事等项其它行政信息的管理，这一部分基本独立存在。 其主要特点：

一是在党政企业属于辅助性工作范围：

二是属于少数人使用的行为；

三是信息内容一般属于单位内部工作秘密。软件的作用和需要注意的 问题软件建设是办公自动化系统的核心，一套能发挥作用的应用软件应该具备处理大批量的数据、辅助决策、提高管理时效的作用。

在建设过程中需要注意以下几点：

（1）把握好办公自动化工作的定位问题。办公自动化工作其前提是如何定位，由于该项工作是具有较强管理行为的服务性工作,在服务中包含着比传统工作模式更强的综合管理行为，并最终都将以软件 的形式表现出来，因此必须要将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，办公自动化的优势才能充分地发挥出来。

（2）避免单纯从技术入手建设信息系统。一种新的工作方式的产生 与确定必然要经过用户反复的试验、修改与完善，不可能由软件开发

人员根据编程算法而一次确定。有些单位引进了0A软件在本单位直 接应用，但每个单位都承担工作职能与类型存在差异性，因此其0A工作的业务需求不一样，在其他单位成功的0A软件并不一定适合本 单位的实际需求。要想頁.正投入应用，就必须根据木单位的实际情况进行二次开发，因此必须考虑到采购配套软件的源程序、开发公司的技术水平和木单位单位业务实际需求等各方而因素。

（3）注意软件的先进性与适用性的问题。在实际工作中，任何软件系统都存在着各种问题，世界上著名的软件公司开发出来的软件，其补丁盘也是接二连三地推出。判断一个软件系统是否先进只能是相对而言，应强调软件的适用性，只要应用软件能解决本单位的业务需求，工作人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行，就可以认为它是先进的。

（4）注意软件通用性与相对专用性问题。企业办公自动化应用软件的通用性只能是相对而言。由于各单位主管的业务不同，其需求也 就不完全相同，对应用程序的需求必然有一定的差异。因此，只要能解决本单位的各项需求也就可以了，否则，片面追求通用性，只能减少软件的功能，降低其生命力。

三、办公自动化管理结论

利用办公自动化系统处理机关各类信息是全新的事物，其建设工作需要明确以下几点原则：

（1）复杂工作简单化处理的原则。对于机关而言，其公文、档案及主体业务流程处理过程是比较复杂的，在处理过程中有各种可能性。

利用计算机网络系统处理公文和业务信息固然要实现全部手工操作的过程，但又不能简单地模仿，没有改近,没有创新,而是应将复杂的工作简单化处理,将其复杂的过程交给后台的程序去处理。这样用户才愿意使用计算机网络系统处理工作,否则单够行政命令，推广应用工作将一事无成。

简单的工作规范化处理的原则。在日常工作中,右许多相对简 单的日常工作,当利用计算机系统处理这些工作时,应将其进一步归 纳、简化、合并，使其处理起来更冇条理，进而便共更加规范。

系统应有对电子文件与纸质文件双重管理功能的原则。在相当 一段时期内，在办公自动化领域对正式文件的管理必须做到纸质文件与电子文件并列运行。其各自的主要作用是：纸质文件做为某行为的依据，电子文件做为信息共享的手段。内部非正式文件可以实行电子文件单轨运行。

尽可能考虑到各方面需求和下一步发展规划的原则。公文运转 在单位内部有许多环节，在系统设计时应尽可能照顾各方面的需求。 同时，程序还要留出档案管理及及文档一体化功能需求。在实现这些功能的时候，还应考虑下一步发展的规划。做好机关办公自动化工作需要统筹兼顾，要做好保密工作、软件功能、管理功能等多个方面才能做好这项工作。

江西省中宁建筑工程有限公司

2017年5月16日